Tidsregistrering i Opus

Helfo kom med regelendringer om tidskrav på enkeltregningen fra 01.10.20 i KUHR. I Opus vil behandlingstidspunktet nå automatisk synkroniseres til nærmeste timeavtale i timeboken bakover i tid, innenfor trygdeåret på linjer ført med trygd for å kunne oppfylle kravet. Dette behandlingstidspunktet vil følge med videre i XML filen med både dato og klokkeslett.  I Opus vil behandlingstidspunktet nå automatisk synkroniseres til nåværende tidspunkt på linjer ført i journalen uten trygd. Alle takster med samme innslagspunkt registrert på samme timeavtale, vil automatisk få samme starttidspunkt. Journallinjer registrert med ulike starttidspunkt vil gi flere regninger. Regelverket gjelder alle føringer av linjer ført i journalen med trygd, og ikke bare takstene med tidskrav.  Dette er fordi det er neste innsendte regning som bestemmer om tidskravet på forrige regning ble oppfylt. I utgangspunktet skal ikke behandlerne trenge å gjøre noe i forbindelse med endringen, da Opus håndtere dette automatisk under forutsetning at timeboken stemmer med realiteten. Enkelte tilfeller vil kunne kreve en rutineendring på klinikkene for å kunne oppfylle regelendringen.

Eksempler fra føring i Opus Dental:

Det er viktig å huske på at timeboken skal gjenspeile realiteten for når pasientene har timer i timeboken. Dette er veldig viktig etter det nye regelverket trådte i kraft da timeboken er en del av dokumentasjonen for å oppfylle kravet om refusjon. I tillegg er det beskrevet slik i rundskrivet «forskrift om stønad til dekning av undersøkelse og behandling hos tannlege og tannpleier for sykdom»: «Behandler må kunne dokumentere sine vurderinger med hensyn til rettigheter og pasientjournalen skal inneholde alle de opplysninger som er relevante og nødvendige.»

Hvordan føre journal med behandling innenfor samme innslagspunkt?

Om man benytter flere takster innenfor samme seanse(timeavtale), og dette er samme innslagspunkt, skal alle takstene registreres med samme starttidspunkt. Eks. PS 501x2 + PS 6 anestesi + PS 802 rtg – Sørg for at det er satt av nok tid i timeboken til dette.

Hvordan føre journal med ulike innslagspunkt i samme seanse?

Om man benytter ulike innslagspunkt innenfor samme seanse (timeavtale), må man manuelt korrigere behandlingstidspunktet til da man startet behandling nr.2  Eks. PS 501 x 2 + SA 201

Hva hvis pasienten ikke har timeavtale innenfor nåværende trygdeår?

Dersom pasienten ikke har en timeavtale innenfor trygdeåret, og man skal føre journal med trygd, vil man bli varslet om dette og behandlingstidspunktet settes til nåværende tidspunkt i henhold til maskindatoen.

Hva hvis behandleren er forsinket?

Dersom behandleren er forsinket i forhold til de timeavtaler som er satt opp i timeboken, bør timeboken gjenspeile realiteten for når pasienten blir tatt inn til behandling, altså timens starttidspunkt. Dette kan gjøres enkelt ved å flytte timen i timeboken ved å høyreklikke og velge et av alternativene for flytting av time. Vær obs på utsendelser av sms ved flytting av timer.

Hva hvis behandleren/hjelpepersonell forbereder journalen før timen inntreffer?

Dersom behandleren forbereder journallinjer med trygd før timen til pasienten inntreffer, skal dette registreres i planlagt journal. Når timen inntreffer overføres dette til utført journal. Behandlingstidspunktet vil da automatisk settes til nærmeste timeavtale i timeboken bakover i tid innenfor trygdeåret. Journallinjer registrert uten trygd vil automatisk settes til nåværende tidspunkt som behandlingstidspunkt.

Hva hvis pasienten tas inn før timen i timeboken inntreffer?

Dersom behandleren tar inn pasienten før timen i timeboken inntreffer, må dette også endres i timeboken slik at timeboken stemmer med realiteten. Dette kan gjøres enkelt ved å høyreklikke på timen i timeboken, og velge et av alternativene for flytting av time. Vær obs på utsendelser av sms ved flytting av timer.
Dersom timen i timeboken ikke flyttes og man registrerer journal, vil behandlingstidspunktet bli satt til nærmeste timeavtale bakover i tid innenfor trygdeåret, eller nåværende tidspunkt dersom pasienten ikke har timeavtale bakover i tid innenfor trygdeåret.
Konsekvensen av dette kan være at pasienten har en timeavtale i timeboken tilbake til for eksempel januar blir denne timen som settes som behandlingstidspunkt og oppgjøret sendes inn med en foreldet dato. Det er derfor viktig at timeboken gjenspeiler når pasienten faktisk kommer inn til behandling.

Dersom man har registrert journallinje uten trygd – men det skal være trygd på denne.

Hvis man har registrert en journallinje uten trygd, men som det skal være trygd på, kan man endre dekningstypen i ettertid. Dette kan gjøres ved å høyreklikke i dekningstypefeltet og endre her. Det er også viktig å endre behandlingstidspunktet manuelt til korrekt timeavtale.

Hva hvis pasienten har flyttede, slettede eller ikke møtt timer?

Dersom pasienten har en eller flere timeavtaler innenfor trygdeåret som er registrert som ’Flyttet’, ’Slettet’ eller satt som ’Ikke møtt’ – vil disse timene ikke bli valgt. Programmet vil alltid finne nærmeste timeavtale i timeboken bakover i tid, innenfor trygdeåret, som ikke har disse registreringene - eller få varsel om at pasienten ikke har en timeavtale innenfor nåværende trygdeår.